こんにちは。
金川顕教です。
大したことではないのにやたらと説明が長い人、
あなたの周りにはいませんか？
実は、こんなデータがあります。
“頭のいい人ほど例外なく説明が短い”
思い返してみると、
頭のいい人は確かに説明が短い。
今日は、上司やクライアントに上手く説明するコツをシェアします。
説明が長い人は、
情報の量を増やせば増やすほどわかりやすいと考えています。
ビジネスシーンでは、説明が長ければ長いほど混乱を招くもの。
長ければ長いほど何が言いたいのかわからなくなり、
話の趣旨とは違うことに興味がいってしまいます。
挙句の果てには勝手な妄想をはじめてしまうことも・・・
『メディアトレーニング』というものがあります。
主に、経営者や広報担当者が受講する研修で、
新聞やTVなど、マスメディアの取材に対応するためのトレーニングです。
このトレーニングでは、メッセージの伝達効率を上げるために
様々なコツを学びます。
そのなかでも最も強調されているのが、「長く話さない」ということなのです。
では、どうやって”不要な情報”をカットして、
説明を短くするのでしょうか？
不要な情報とは、聞き手にとって重要度の低い情報のことで、
話の流れを考えた際後回しにされる部分のことです。
この部分を”背景情報”といいます。
背景情報イコール不要な情報なので、
後回しにするか、カットするかしたいところです。
それを心掛けるだけで説明がぐっとわかりやすくなります。
では、重要度の高い情報と重要度の低い部分を
どうやって区別したらいいでしょうか？
答えは簡単です。
「相手が聞きたいこと」が重要なのです。
とはいってもイメージしづらいかと思うので、
具体例で説明していきましょう。
あなたはある業界の展示会に参加しました。
翌日、展示会の内容を上司に説明しなければいけません。
説明が長い人は１～１０までみっちり説明します。
例えば、
「〇〇線に乗っていきました」「天気は快晴でした」「３日間開催されたうちの１日目に行きました」
「入り口にはこんなマスコットがいました」などなど・・・
上司はこんなこと説明求めていません。
コミュニケーションの一環としてはいいかもしれませんが、
重要度の低い情報ですから後回し、もしくはカットするべき部分なのです。
展示会の内容を説明しなければいけないのに、
関係ない部分を一生懸命説明してしまっています。
説明が長いと、聞いている側も疲れてしまします。
「この人話長いなー」と思ったことありませんか？
上司にそんな風に思われては出世も遠のいてしまうかもしれませんね。
まとめると、
重要度の低い情報イコール背景情報を
後回しにするか、カットするかで
説明を短くすることができるのです。
「そういえば俺って話長いかも」、
思い当たるあなたは明日から実践してみてください。
金川顕教
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