こんにちは。
金川顕教です。
業務上なにかを
文章で伝えなければいけないとき、
多くの人は長々した文章を書きます。
これは日本人に
特に顕著に現れる傾向です。
より詳しく、自分の情報を伝えようとして、
つい文章が長くなってしまうんです。
しかし、このような文章は
書いた本人が満足するだけなんですよ。
読むほうは
「長々と書いてあるけど、どういうこと？」
と困惑します。笑
そこでどう伝えるのが
一番いいのかというと、
金川顕教は箇条書きにすることを
おすすめします。
シンプルな方法ですが、
箇条書きにすることによって
相手の理解度は一気に上がります。
外資系の企業では
効率化が求められるので、
文章で伝えるときは箇条書きが
当たり前になっているんです。
例えば、
「Aさんが結果を出している理由を書きなさい」
と言われたとします。
すると多くの人は、
このように書きます。
「Aさんが結果を出している理由は、
プロジェクトに最初に取り掛かるときに
決断力があり、作業を進めるときも論理的なので、
周囲の人たちに対する説得力がある。
また、パソコン操作も早く、
ショートカットキーを使いこなしていて、
他の人が作成に2時間かかる資料を1時間で作成できる」
非常にわかりにくいです。笑
しかし、これを箇条書きにすれば、
・決断力がある
・説明が論理的
・ショートカットキーが使える
という感じになります。
パッと見ただけで
要点がわかるので、
人物の評価や報告書としては
非常に優秀です。
それに、書くほうも時間を短縮できるので、
お互いにメリットがあるんですね。
箇条書きの最もわかりやすい例は
吉野家の牛丼でしょう。
「早い、安い、うまい」
という短くシンプル、
かつ飲食店に大事な部分が
すべて詰まっています。
これは最高の箇条書きの一つと言えるでしょう。
ただ、どんなに
箇条書きがいいと言っても、
単なる羅列では効果は半減です。
箇条書きにした項目を
いくつかのグループ分けにしてまとめておくと、
後から見たときの理解度が深まります。
なので、文章を書くときは
まず大きなくくりで考えて、
その後それぞれのくくりの中で項目を細分化し、
箇条書きにするといった流れで書くと、
相手により伝わりやすくなります。
金川顕教
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